#11 Implementierung eines externen Logistikdienstleisters

Wenn Unternehmen vor dem nächsten Wachstumsschritt stehen, die Lagertechnik überholt ist oder die Logistikabwicklung nicht (mehr) als Kernkompetenz eingestuft wird, kommt häufig die Frage auf, ab wann sich ein Outsourcing der Logistik- und Lagerprozesse lohnt, d.h. ab wann auf einen externen Logistikdiensleister zuückgegriffen werden sollte. Eine solche Make-or-Buy-Entscheidung ist für die zukünftige strategische Ausrichtung des Unternehmens hoch relevant und bedarf daher einer gründlichen Analyse. Stehen Sie gerade vor dieser Entscheidung?

Unsere Erfahrung aus einer Vielzahl durchgeführter Projekte zeigt: In vielen Managementabteilungen stehen vor allem die Kosten im Fokus der Make-or-Buy-Entscheidung und die Annahme, dass sich durch das Outsourcing in erster Linie Logistikkosten einsparen lassen. Eine Annahme, die unangenehme Überraschungen bereithalten kann. Auch deswegen ist eine fundierte Analyse, um über das weitere Vorgehen zu entscheiden, unabdingbar. Fällt die Entscheidung für das Outsourcing muss die zielstrebige Umsetzung der Planung das Ziel sein, damit die Zusammenarbeit mit dem neuen Dienstleister nicht von Beginn an zum Scheitern verurteilt ist.

Die Berater der MALORG Consulting begleiten Ihren Make-or-Buy-Prozess und sind Ihr Weggefährte bei diesen Schritten:

  1. Make-or-Buy-Analyse
  2. Make-or-Buy-Entscheidung
  3. Logistikoptimierung Inhouse oder vollständige Begleitung der Dienstleistersuche
  4. Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen oder Implementierung des neuen Logistikdienstleisters

In diesem Artikel wollen wir uns vor allem dem letzten Punkt der Liste widmen. Wir zeigen Ihnen die Herausforderungen auf, die Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter erwarten, wenn Sie zukünftig mit einem Logistikdienstleister zusammenarbeiten und was Sie für den Start der Zusammenarbeit beachten sollten.

Auswahl eines geeigneten Logistikdienstleisters

Die Logistik-Experten der MALORG Consulting übernehmen das Projektmanagement für Ihre Logistikprojekte.

Als Auftrag gebendes Unternehmen sollten Sie sich stets darüber bewusst sein, dass Ihr zukünftiger Logistikdienstleister das Bindeglied zwischen Ihnen und Ihren Kunden ist. Wenn das Paket nicht pünktlich bei Ihrem Kunden ist, ihn nicht unversehrt erreicht, dann fällt das auf Ihr Unternehmen zurück. Im schlimmsten Fall bestellt der Kunde kein nächstes Mal bei Ihnen. Die passende Auswahl muss von der Frage nach vorhandenen Qualitätsstandards des Logistikdienstleisters geprägt sein. Die Berater der MALORG Consulting kennen den Anbietermarkt und haben in zahlreichen Make-or-Buy-Projekten ein gutes Gespür für die Auswahl des passenden Logistikdienstleister bewiesen: Von der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen über ein klares Bewertungssystem für die Vergabeempfehlung bis hin zur Implementierung der Zusammenarbeit inklusive reibungsloser Prozesse. Zudem können unsere Berater als Bindeglied zwischen Ihnen und Ihrem neuen Logistikdienstleister fungieren insofern dies von Ihnen gewünscht ist.

Kosten

Outsourcing-Projekte müssen sich lohnen. Das ist unter anderem der Fall, wenn die Logistikkosten deutlich sinken. Um eine sorgfältige Kalkulation des Projekts kommt kein Unternehmen herum. Auch wenn auf den ersten Blick deutliche Einsparungen erwartet werden – versteckte Kosten lauern an verschiedenen Stellen. So können Mehrkosten zum Beispiel dadurch entstehen, dass die zuvor für die Ausschreibung definierten Prozesse nicht vollständig beschrieben wurden. Auch aus dem Grund, da sie zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch gar nicht bekannt und vollständig waren. Der Ausschreibung entsprechend ist in der Folge auch das Angebot unvollständig. Für aufwendigere Prozesse, berechnet der Dienstleister natürlich auch mehr Kosten, das Projekt wird teurer als kalkuliert. Damit dies nicht eintritt, unterstützen unsere Berater Sie von Anfang an und begleiten Sie, damit alle Komponenten berücksichtigt werden und Ihr Unternehmen vor ungewollten und überraschenden Mehrkosten bewahrt wird!

Personal

Eine sehr wichtige Erkenntnis: Die Arbeitnehmervertretung sollte früh in die Outsourcing-Pläne eingebunden werden. Hier trifft das Projekt auf einen sehr sensiblen Bereich: Denn für Ihre Mitarbeiter wird sich definitiv etwas verändern. Oftmals übernimmt der neue Logistikpartner auch nicht Ihren gesamten Mitarbeiterstamm. Zudem sind zeitliche Restriktionen zu beachten. Eine kurzfristige Übernahme von Mitarbeitern durch den Dienstleister ist ohne Weiteres nicht so einfach möglich. Ihre ehemaligen Mitarbeiter werden sich darüber hinaus in neue Organisationsstrukturen einfinden müssen, alte Gewohnheiten müssen abgelegt werden. Unsere Berater haben bereits erlebt, dass zum Beispiel die Materialübergabe aus Gewohnheit nach telefonischer Bestellung in der Kantine stattfindet. In der Zusammenarbeit mit Ihrem Dienstleister müssen Meldeketten aufgebaut und klare Prozesse aufgesetzt werden, die dann auch gelebt werden. Die MALORG Consulting unterstützt Sie beim Kulturwechsel für das Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Wir haben mit Ihnen die Themen Kommunikation und Betriebsübergang im Blick. Unsere Berater kennen die entsprechenden Formalitäten und notwendigen Schritte, die die zukünftige Zusammenarbeit mit sich bringt.

Abstimmung und Schnittstellen

Auswahl externe LDL | MALORG GmbHDer zukünftige Dienstleiser sollte als Partner gelten und niemals als „Gegenspieler“. Dafür müssen zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister klare Verhältnisse bestehen. Zum Beispiel beim Thema Monitoring-Kennzahlen. Denn nach der Implementierung müssen die im besten Fall zuvor vertraglich vereinbarten Kennzahlen auch eingehalten und kontrolliert werden. Dafür müssen Sie die richtigen Kennzahlen auch kennen. Auf welche es ankommt und wie Sie diese erheben – dabei unterstützen Sie die Berater der MALORG Consulting. Wir überblicken diese bereits bei der Vertragsgestaltung mit Ihrem Logistikdienstleister.

Ein weiterer Punkt der einer Abstimmung bedarf, ist das im weiteren Verlauf genutzte IT-System. Prozesse müssen reibungslos und ohne Qualitätsverluste im System abgebildet werden können, damit sie nachvollziehbar bleiben. Wann fand die Übergabe des Materials vom Dienstleister zu Ihnen statt. Die Ausbuchung muss systemisch transparent erfolgen.

Generell müssen die benötigten Schnittstellen sauber ermittelt werden. Nur so können die definierten Prozesse erfüllt werden und mit einer dauerhaften Qualitätskontrolle nachgehalten werden. Zudem müssen dem neuen Dienstleister alle wichtigen Unterlagen und Dokumente vorliegen, damit er die notwendigen Arbeitsprozesse umsetzen kann. Oftmals existieren diese auch gar nicht und müssen erst erstellt werden. Auch dabei unterstützt Sie das Team der MALORG Consulting.

Verantwortungsbereiche

Bei wem liegt zu welchem Zeitpunkt die Verantwortung für das Material? Hier benötigt es eine klare Regelung. Hier gilt es die physische und die systemische Übergabe zu berücksichtigen. Wann wechselt die Zuständigkeit für das Material? Damit ist die tatsächliche Übergabe vom Mitarbeiter des Dienstleisters zu Ihrem Mitarbeiter ebenso gemeint wie die Buchung des Prozessschrittes im IT-System. Das muss jeder Zeit transparent sein.

Zeitplan

Der Terminplan sollte berücksichtigen, dass das Personal, das zukünftig für Ihren Logistikdienstleister arbeitet, frühzeitig in die Kommunikation rund um das Projekt eingebunden wird. Häufig sind die Verantwortlichen erst spät vor Ort. Wenn dann die Umstellung naht, sind die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult und können die geforderten Aufgaben nicht richtig ausführen. Operative Morgenrunden sind dafür geeignet, das Team auf dem Laufenden zu halten und die neuen Abläufe kennenzulernen. Das gilt für beide Übergabe-Szenarien: Entweder alle Prozesse werden auf einmal an den Logistikdienstleister übergeben oder es wird eine Übergangszeit vereinbart, in der die Prozesse schrittweise an den Logistikdienstleister übergeben werden. Wir helfen Ihnen dabei eine strukturierte und durchgeplante Umsetzung durchzuführen und Fehler zu vermeiden!

Wir unterstützen Sie!

Alle diese Aspekte sind ein wichtiger Teil der Überlegung ob und wie ein externer Logistikdienstleister Sie in Ihrem Unternehmen unterstützen kann. Neben der Analyse und der Entscheidungsfindung unterstützt die MALORG Sie dabei Dienstleister auszuwählen und Optimierungsmaßnahmen gemeinsam umzusetzen. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und informieren Sie sich!

Aritkel zum Download:Implementierung eines externen Logistikdienstleisters

 

Wir verwenden Cookies zur Erfassung von statistischen Daten. Mit der Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.