#5 Diese Vorteile verschafft Ihnen ein externer Logistikberater

Fragen Sie sich, wozu Sie eigentlich einen externen Logistikberater mit in Ihre Pläne einbeziehen sollen? Oder fragen Sie sich viel mehr wann Sie einen externen Planer ins Projektboot holen? Dann sagen wir Herzlich Willkommen: In der fünften Folge unserer Rubrik Durchblick nehmen wir Sie mit in den Arbeitsalltag unserer Logistikberater und zeigen Ihnen, warum und wann sich die Suche nach einem erfahrenen und externen Logistikberatungsteam für Sie lohnt. Außerdem erklären wir Ihnen, was Sie in der Zusammenarbeit mit einem Logistikberater erwartet. Erfahren Sie, was zielgerichtete und anforderungsgerechte Logistikplanung bedeutet und welche Vorteile sich für Ihr Unternehmen ergeben.

Zunächst vorweg: Für einen Logistikberater ist es nie zu spät. Das sagen wir nicht, weil das für uns am besten ist. Vielmehr sollen Sie wissen, dass auf uns Unternehmen zukommen, deren Pläne oder Logistikprojekte unterschiedlich fortgeschritten sind und die unsere Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeitpunkten als externe Berater und Planer in ihr Vorhaben einbinden. Das verändert natürlich das Aufgabenspektrum und den Umfang der Tätigkeiten unserer Logistikberater. Mal wird der Kunde komplett von der Potenzialanalyse bis zum stabilen Betrieb neuer Logistikanlagen begleitet, dann wieder werden unsere Logistikberater für die Ausschreibung und Realisierung neuer Logistiksysteme angefragt oder für eine umfassende Konzeptplanung. Ebenso kommt es vor, dass unsere Logistikberater erst im Zuge der Realisierungsphase gerufen werden. Zum Beispiel dann, wenn die neue Technik nicht die Leistung erbringt, die sie zu diesem Zeitpunkt liefern soll. Aufgabe unserer Logistikberater ist es dann, Ursachen zu analysieren und Maßnahmen zu entwickeln, die die Probleme beseitigen.

Das komplette Vorgehen stellen Sie sich am besten als Treppe vor, die wir gemeinsam Stufe für Stufe hochsteigen. Aber um im Bild zu bleiben: Während Sie diese Zeilen lesen, müssen Sie mit Ihrem Projektvorhaben nicht zwangsläufig vor der ersten Stufe stehen. Es kann durchaus sein, dass Sie schon weiter sind und nun überlegen, Ihr Vorhaben mit externer Unterstützung und neuen Impulsen fortzuführen.

Nachfolgend bekommen Sie einen Überblick zu den Stufen einer möglichen Zusammenarbeit.

Zusammenarbeit mit einem externen Logistikberater - Beratungs- und Planungsstufen

Gemeinsam Schritt für Schritt: Die Beratungs- und Planungsstufen

Stufe 1: Die Analyse – Handlungsempfehlungen vom Logistikberater

Ein ganz klassischer Einstieg in die Zusammenarbeit mit einer externen Unternehmensberatung für Logistik ist die Analyse bestehender Logistikprozesse im Unternehmen des Auftraggebers. Die gibt Aufschluss darüber, wo das Unternehmen derzeit steht. Ausgangssituation ist dabei meist ein Unternehmenswachstum über die vergangenen Jahre hinweg und damit einhergehend historisch gewachsene Logistikstrukturen. Mögliche Folge: Die Kapazitätsgrenzen werden erreicht. Wird diese Situation erkannt, wollen und müssen die Verantwortlichen im Unternehmen handeln.

Möglich ist auch diese Ausgangssituation: Unternehmensverantwortliche wissen um veraltete Logistikstrukturen im Betrieb und wollen die Logistikprozesse zukünftig effizienter gestalten, Lagerfläche einsparen und in diesem Zuge zum Beispiel neue Produktionsflächen schaffen. Das Unternehmen strebt also eine Reorganisation seiner Logistikprozesse in einer Bestandsimmobilie an.

Diese Beispiele sind Auslöser für die Suche nach einer zum eigenen Unternehmen passenden, externen Logistikberatung. Warum die Unternehmen auf die Logistikplanung außer Haus setzen und sich nicht unbegleitet an die Lösung ihrer Probleme machen? Dafür gibt es verschiedene Gründe. Beispielsweise fehlende Kapazitäten im Haus, um ein solches Projekt ohne Logistikberater eigenständig durchzuführen. Oder die Unternehmen und ihre Mitarbeiter stecken so sehr in den eigenen Logistikstrukturen, dass nicht ausreichend Wissen über den Status quo der Marktlage sowie neue Möglichkeiten und Wege für die eigene Logistik vorhanden ist. Das ist ganz normal, denn während das Alltagsgeschäft eines Logistikberaters der Umgang mit Veränderungsprozessen ist, ist der Alltag der Unternehmen von der Aufgabe geprägt, das operative Tagesgeschäft erfolgreich zu steuern und zu optimieren.

In solch einer ersten Analysephase bekommen Sie von Ihrem Logistikberater also einen Überblick über die Ist- und Soll-Situation, Ihre Logistikkennzahlen werden offen gelegt und bewertet, Chancen und Risiken abgewägt und Ihre Unternehmensziele konkretisiert. Am Ende halten Sie wertvolle Handlungsempfehlungen in Ihren Händen.

Stufe 2: Beratung & Konzeption – Lösungsvarianten für die Veränderung

Viele Unternehmen wollen die Handlungsempfehlungen nicht nur in ihren Händen wissen, sondern sind daran interessiert, von einem Logistikberater auch zu ihren Anforderungen passende Konzepte zu erhalten. Dabei werden die Weichen für das weitere strategische Vorgehen gestellt und das externe Logistikberatungsunternehmen erarbeitet Grobkonzepte, die dem Auftraggeber Möglichkeiten aufzeigen, wie die Logistikprozesse zukünftig aussehen können. Im Vordergrund steht dabei eine Richtungsweisung. Was bedeutet das? Am Beispiel der Lagerplanung erklärt: Wird eine vollautomatisierte oder manuelle Lösung angestrebt – welche Vorteile oder Nachteile prägen die jeweiligen Varianten? Dabei werden die Konzeptvarianten immer auf Basis einer qualitativen und einer wirtschaftlichen Bewertung miteinander verglichen. So spielen beispielsweise Investitions- und Personalkosten eine wichtige Rolle für die Planung.

Die externe Unterstützung bringt das notwendige Knowhow mit, das in die Erstellung der neuen Logistikkonzepte einfließt. Denn die sollen schließlich – unabhängig davon, welches Konzept später umgesetzt wird – zukunftsfähig sein. Außerdem hat der externe Logistikplaner einen unvoreingenommenen und vor allem umfassenderen Überblick darüber, welche Lösungen und Umsetzungsvarianten der Markt aktuell hergibt. Für den Logistikberater ist es Routine. Und die stellt wiederum eine belastbare Basis für die Planung der Logistikkonzepte des Auftraggebers dar.

Stufe 3: Die Detailplanung – Ihr Logistikberater schafft ein klares Bild

Sie haben nun eine Übersicht über mögliche und für Sie und Ihr Unternehmen sinnvolle Lösungsvarianten. Die Aufgabe Ihres Logistikberaters liegt zudem darin, Ihnen Vor- und Nachteile aufzuzeigen und Sie mit allen nötigen Informationen zu versorgen, damit Sie eine Entscheidung darüber treffen können, welche Variante Sie weiter verfolgen möchten. Dazu zählen auch Referenzbesuche. Ist die Entscheidung getroffen, wird die so genannte Realisierungsvariante ausgeplant: Lagersystem, Layout, neue Logistikprozesse sowie Material- und Informationsfluss werden konkretisiert und für Sie sichtbar gemacht. Ein guter externer Logistikberater steht dafür eng mit dem Projektteam Ihres Unternehmens und den Mitarbeitern Ihrer Partner, wie beispielsweise den Architekten und den Beauftragten der Brandschutzfirma, in Kontakt. Denn es sind Ihre Prozesse, die während der Detailplanung Gestalt annehmen und mit denen Sie die Logistik Ihres Unternehmens in Zukunft gestalten wollen.

Zusammenarbeit mit einem externen Logistikberater - die Detailplanung

Die Detailplanung nimmt Gestalt an.

Mit einer zielgerichteten und anforderungsorientierten Konzeptplanung sparen Sie vor allem Zeit. Im Gegensatz dazu kommt es vor, dass Unternehmen zunächst einen Ideenwettbewerb mit mehreren Anbietern starten. Solch ein Vorgehen kann Ihr Vorhaben deutlich verzögern. Mitunter steht man danach im Unternehmen auch vor einem Informationsberg, der intern kaum zu bewerten ist. Welche Idee, welches Angebot passt nun wirklich zum Unternehmen? Sind die Preise fair? Was sichert uns auch zukünftig unsere Handlungsfähigkeit? Handeln Sie lieber anders herum – mit einem ausgearbeiteten Logistikkonzept, für das Sie anschließend verschiedene Angebote einholen. Dann haben auch die Anbieter ein klares Bild von Ihren Anforderungen.

Stufe 4: Die Ausschreibung – Dokumenterstellung, Moderation und Entscheidung

In der Ausschreibungsphase unterstützt Sie Ihr Logistikplaner bei der Erstellung des Lastenheftes, bei der Anbieterauswahl und Aussendung der Unterlagen, bei der Kommunikation mit den Anbietern, der Bewertung aller eingehenden Angebote sowie der Vergabe des Auftrags an den passenden Anbieter. Sie sind in dieser wichtigen Phase also nicht auf sich allein gestellt und können sich auf Ihren Logistikberater als einen neutralen Partner verlassen, der einen objektiven Angebotsvergleich erstellt und die vorliegenden Angebote Ihren Anforderungen entsprechend einschätzt. Auf dieser Grundlage kann die Entscheidung für den passenden Anbieter fallen.

Ein externes Logistikberatungsunternehmen kann durch die Vielzahl der begleiteten Ausschreibungen einen fundierten Preisvergleich der Angebote durchführen. Aktuelle Marktpreise sind bekannt, die Berater gehen schließlich täglich damit um. Zudem kennt sich der Logistikberater mit der jeweils angebotenen Technik in den meisten Fällen aus und weiß diese aufgrund seiner Erfahrung aus zahlreich durchgeführten Projekten zu bewerten. Ebenfalls nicht zu unterschätzen: Wenn es um die Vertragsgestaltung mit dem Anbieter Ihrer Wahl geht, können Sie ebenso auf Ihren Logistikberater zählen. Worauf müssen Sie achten? Was sind sensible Punkte in der Zusammenarbeit mit dem Anbieter? Welche Forderungen müssen Sie mit aufnehmen?

Stufe 5: Die Realisierung – Logistikplanung in der Praxis

Egal ob Sie im Unternehmen Prozesse umstrukturieren, ein neues Lager errichten oder gleich ein ganz neues Logistikzentrum – Sie werden dies nicht jeden Tag tun. Plötzlich stehen Sie vor vielen offenen Fragen und vielen Schnittstellenentscheidungen. Und haben Sie – im Falle des Logistikzentrums – auch an das Brandschutzkonzept gedacht? Daran, es frühzeitig mit einzubinden? Jetzt kommt es auf ein gutes Projektmanagement an, die Kommunikation muss stimmen.

Und nicht nur das: Dampfen Sie Ihren Zeitplan nicht zu stark ein. Nicht selten hören wir: „In sechs Monaten soll das automatische Kleinteillager stehen.“ Dass bereits die Lieferzeit für den Stahlbau da nicht mithalten kann, wissen viele nicht.

Ein externer Logistikberater weist Sie früh auf kritische Punkte hin. Bevor Sie kostenintensiv darauf reagieren müssen. Wo benötigen Sie mehr Zeit als Sie tatsächlich eingeplant haben? Was kann von Beginn an so nicht funktionieren? Setzen Sie auf eine vorausschauende Planung, statt Zeitpläne zu erstellen, bei denen Konzepte mit heißer Nadel gestrickt werden. Sie verlieren am Ende nicht nur Zeit, sondern müssen dann mit hoher Wahrscheinlichkeit auch eine höhere Investition verantworten und rechtfertigen.

Andersherum kann Ihr Logistikberater natürlich auch einschätzen, wo Sie Zeit einsparen und das Projekt effizienter vorantreiben können. Mit einem Logistikplaner haben Sie die Risiken im Blick. Das sichert Ihnen die Qualität bei der Projektdurchführung.

Ein externer Logistikberater begleitet Sie auch bei der Realisierung.

Begleitung auch bei der Realisierung.

Schließlich kann ein externer Logistikberater Sie auch bei der Technikrealisierung begleiten. Darunter fallen die Vorbereitung und Durchführung des Systemanlaufs inklusive der durchzuführenden Leistungstests. Und dazu gehören der erforderliche Abnahmeprozess und die Hochlaufbegleitung sowie ein möglicher Einsatz Ihres Logistikberaters als Interimsmanager, womit der Übergang in die Betriebsphase erreicht ist.

Stufe 6: Die Betriebsphase – Logistikberatung bis alles läuft

Die Systeme sind hochgelaufen, die neuen Prozesse umgesetzt – sind Sie zufrieden? Läuft alles nach Plan und vor allem stabil? Auch nach der Abnahme von Systemen und dem Abschluss des Projekts können Fragen auftreten. Ihr Logistikberatungsunternehmen stellt Ihnen kompetente Mitarbeiter an die Seite, die Sie weiterhin begleiten, für weitere Statusmeetings zur Verfügung stehen und dafür sorgen, dass Sie sich nicht allein gelassen fühlen.

 

Nun kennen Sie die Vorteile, die Ihnen die Zusammenarbeit mit einer Logistikberatung außer Haus bringt. Haben Sie konkrete Fragen zu einer der genannten Beratungsstufen oder benötigen Sie weitere Informationen, wie die MALORG Consulting Ihr Unternehmen und Ihre Logistikprojekte unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie uns direkt per Nachricht oder persönlich! Wir bringen Sie sehr gerne mit Ihrem persönlichen Logistikberater aus unserem Haus zusammen.


 

Das macht die MALORG Consulting

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