#3 Veränderungsmanagement in der Logistik – so setzen Sie Ihr Projekt erfolgreich um

Die Logistikbranche ist einer hohen Dynamik ausgesetzt: die Digitalisierung, neue Wettbewerber und Kundenanforderungen treiben sie an. Veränderungen bewegen Unternehmen und sind notwendig, um ihre Zukunft zu sichern. Veränderungen sind jedoch häufig mit Ängsten verbunden. Ängste und Unsicherheiten von Mitarbeitern können auch in Widerstand gegen die Unternehmenspläne umschlagen. Mit dem richtigen Veränderungsmanagement steuern Sie gegen.

In vielen von uns begleiteten Projekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Kommunikation und der Umgang mit Mitarbeitern – insbesondere mit den operativen Mitarbeitern – eine so zentrale Rolle spielen, dass sie über Erfolg und Nicht-Erfolg eines Projekts entscheiden können. Als externer Planungspartner sind wir nicht immer direkt von Projektbeginn an involviert. Manchmal werden wir hinzugezogen, weil unsere späteren Auftraggeber feststellen, dass sie die geplanten Projekte nicht so zeitintensiv und strukturiert durchführen können, wie zunächst angenommen. Gründe sind zum Beispiel fehlende Personalressourcen oder fehlende Realisierungserfahrung. Externe Unterstützung ist dann besonders hilfreich, um Zeitpläne strikt zu verfolgen und eine neutrale Instanz in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen. Aus unseren Erfahrungen haben wir die folgenden Praxistipps für das Veränderungsmanagement im Rahmen von Logistikprojekten zusammengestellt. Tipps, die den Umgang mit den Mitarbeitern fokussieren und die wir selbst für unsere Kunden befolgen und umsetzen.

Gewusst wie: Veränderungsmanagement – neue Prozesse, neue Technik und neue Konzepte richtig einführen

Eine wesentliche Veränderung in der Unternehmenslogistik ist die Einführung von neuen (IT-)Prozessen, neuen Technik- und IT-Systemen oder neuen Intralogistik-Konzepten. Umfassendere Projekte sind zu bewältigen, wenn es beispielsweise um die Realisierung eines neuen Logistikzentrums mit neuen Strukturen inklusive Umzug geht. Doch ganz gleich wie groß das Projekt angelegt ist, die Einbindung der Mitarbeiter in die angestrebten Veränderungen ist für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement immer zentral. Ab wann? So früh wie möglich. Natürlich bleibt es dabei: Die Entscheidungen über durchzuführende Veränderungen fällt das Führungspersonal des Unternehmens. Aber wer seine Mitarbeiter frühzeitig nicht nur informiert, sondern auch über Hintergründe des Vorhabens aufklärt, punktet bei der Belegschaft.

Praxistipp 1: Infotage veranstalten

Versammeln Sie die Mitarbeiter zu wichtigen Zeitpunkten. Dass Sie etwas verändern wollen, steht fest? Dann sollten Sie im Rahmen des Veränderungsmanagements die ersten Informationen dazu vorbereiten. Mitarbeiter, Teamleiter, Abteilungsleiter und die Geschäftsführung – alle sind Teil des Unternehmens und damit Teil der Veränderungen. Zu einem späteren Zeitpunkt bietet es sich darüber hinaus an, detaillierter aufzuklären. Nehmen Sie das Beispiel einer neuen Prozesseinführung: Stellen Sie als Projektverantwortlicher oder Teil der Geschäftsführung die veralteten Strukturen dar. Wozu führt der aktuelle Zustand, welche Alternativen gibt es und warum ist die Erneuerung für das Unternehmen essentiell? So können Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter die Veränderungen verstehen und für ihre Notwendigkeit sensibilisiert werden. Manche Mitarbeiter wollen eingespielte Routinen ungern aufgeben. Zeigen Sie die Gesamtprozesse im Lager auf, damit Ihre Mitarbeiter die Zusammenhänge erkennen und deutlich wird, wo Schwachstellen bestehen und welche einzelnen Auswirkungen diese in der gesamten Kette vom Wareneingang bis zum Warenausgang haben. Sagen Sie, wo die Arbeit für das Personal leichter wird.

Praxistipp 2: Erfahrungsworkshops einführen

Zu einem sehr frühen Zeitpunkt des Projekts, mit Beginn der Planungsphase, sollten Sie gerade Ihren operativen Mitarbeitern ein Forum bieten, in dem diese ihre Erfahrungen mit den aktiven Prozessen und Systemen schildern können – positive und negative. Diese Erfahrungen sind wertvoll, denn Ihre Mitarbeiter haben diesbezüglich ein enormes Wissen, das in den anstehenden Planungsprozess miteinfließen sollte. Natürlich gibt es keine Garantie, dass alle Ideen und Anmerkungen mit in die Konzeption der neuen Prozesse einfließen können, aber es geht um die Herstellung einer Win-Win-Situation: Im Dialog mit Ihren operativen Mitarbeitern erfahren Sie mehr über die täglichen Abläufe mit Stärken sowie Schwächen und Ihre Mitarbeiter bekommen die Gelegenheit, die Veränderung mitzugestalten. Nach dem reinen Erfahrungsaustausch geht es in die System- und Prozesskonzeption. Dabei ist die Einbindung der Keyuser von Bedeutung, also derjenigen Mitarbeiter aus dem Unternehmen, die die neuen Strukturen mit einführen und später auch verantwortlich für deren Betreuung sind. Sie sind zudem ein wichtiger Kommunikationskanal, um den Planungsstand und -fortschritt an die Kollegen weiterzugeben und somit ein relevanter Faktor für erfolgreiches Veränderungsmanagement.

Veränderungsmanagement: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

Wertvolle Erfahrungen: Beziehen Sie die Kenntnisse Ihrer operativen Mitarbeiter in das Projekt mit ein.

Praxistipp 3: Das Inbetriebnahme-Personal richtig planen

Das Projekt schreitet voran, die Planungsphase ist abgeschlossen. Nun geht es darum, die Realisierung der neuen Prozesse anzugehen sowie Inbetriebnahme und Hochlauf der neuen Systeme durchzuführen. Auch hier stehen die Mitarbeiter wieder im Mittelpunkt, konkret das Inbetriebnahme-Personal. Alle Mitarbeiter, die Sie in die Inbetriebnahme involvieren, sollten über ein ausgeprägtes Wissen hinsichtlich der geplanten Prozesse und einzuführenden Systeme verfügen. Wer nicht direkt in die Planungsphase einbezogen war, sollte unbedingt über die bisherigen Schritte und die finalen Konzepte aufgeklärt werden. Planen Sie frühzeitig, wer Prozesseinführungen und den Hochlauf von Anlagen begleitet und berücksichtigen Sie zudem das Thema Instandhaltung: Es erweist sich später als sehr wertvoll, wenn das Instandhaltungs-Personal auch den Anlagenanlauf begleitet hat und mit dem Umgang des neuen Systems bereits vertraut ist. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung einer präzisen Vorbereitung für die spätere Einschwingphase der Systeme. Die lässt sich durch eine gut strukturierte Inbetriebnahme deutlich verkürzen.

Die Logistik-Experten der MALORG Consulting übernehmen das Projektmanagement für Ihre Logistikprojekte.

Stellen Sie sicher, dass alle in die Inbetriebnahme involvierten Mitarbeiter über ausreichend Wissen zum aktuellen Projekt verfügen.

Praxistipp 4: Schulungen klar strukturieren und ernst nehmen

Vernachlässigen Sie nicht die Schulungen für neue Anlagen. Anlauf, Stabilisierung und Instandhaltung sind quasi aus einem Guss. Während des Anlagenaufbaus kann das Instandhaltungs-Personal die Wartung mit erlernen. Die Keyuser sind Pflichtteilnehmer. Legen Sie außerdem fest, wer verantwortlich für die Durchführung von Schulungen und Ansprechpartner für die weiteren Mitarbeiter ist. Das kann auch ein externer und neutraler Partner sein, der Konzeption und Umsetzung der Schulung unterstützt und für Sie organisiert. Neben den festgelegten Verantwortlichkeiten sind auch klar strukturierte Schulungsinhalte wichtig. Formulieren Sie Ziele für die Schulung und definieren Sie, welcher Wissensstand pro Schulungsabschnitt erreicht sein soll. Hier zahlt sich ein vorausschauendes Veränderungsmanagement besonders aus. 

Praxistipp 5: Das richtige Projektteam

Verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung der Veränderungen bleibt das Projektteam. Das Thema Projektmanagement soll an dieser Stelle nicht im Detail betrachtet werden. Dennoch bleibt wichtig zu erwähnen, dass Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse im Projektteam klar verteilt sein müssen. Zudem hat die Zusammenstellung des Teams Auswirkungen auf den Projektverlauf. Motivation, soziale Kompetenz, Praxiserfahrung und Methodenwissen sind bedeutende Faktoren, die das Projektteam prägen sollten. Richten Sie regelmäßige Projekttreffen mit festen Themen sowie Fortschrittskontrollen ein, an denen alle Projektbeteiligten teilnehmen. Wählen Sie Projektmitglieder aus, die die zentralen Punkte an die operativen Mitarbeiter kommunizieren. So stellen Sie den Informationsfluss auch zwischen größeren Infoveranstaltungen (siehe Praxistipp 1) sicher.

Veränderungsmanagement benötigt einen festen Zeitplan

Regelmäßige Projekttreffen sichern den Austausch über aktuelle Themen und den Fortschritt des Projekts.

 

Durchblick #3 zum Download: Erfolgreiche Veränderung: Logistikprojekte richtig umsetzen.

Zur Übersicht aller Durchblick-Artikel: Logistikthemen für Unternehmen


 

Das macht die MALORG Consulting

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